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石器人が年賀状に宛名を書く時に使っているのが、「Excelの住所録及びそれと連動するWordの差し込み印刷機能を使った宛名印刷」という方法である。
Office 2003の頃に作った年賀状用のExcel住所録が、パソコンが代替わりしてOffice2013になった現在でも年賀状印刷用の住所録として使えるのだが、一年に一回しか使わない所為か、毎年年末の年賀状作成時期になると、やり方をきれいさっぱり忘れてしまっているのだ。
そこで、年末が来るたびにいちいちネットでやり方を検索しなくても済む様に、備忘録としてやり方を書き記しておくことにしよう。
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まずは、年賀状の宛名印刷の元となるExcelの住所録だ。
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| Excelで作った住所録(架空の名前) |
まずは、この住所録に年賀状の送り先の「氏名」、「敬称」、「郵便番号」、「住所」の最低限の項目を記入しておく。(※ここでは架空の住所氏名を載せてある)
次に、Wordを立ち上げ、取り敢えず「新規作成」で白紙の文書を作り、一番上のメニューの「差し込み印刷」をクリック。
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| 新規作成→差し込み印刷 |
次に、その下のメニューの「はがき印刷」をクリックして、その下に出てくる「宛名面の作成(A)」をクリック。
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| はがき印刷→宛名面の作成 |
すると「はがき宛名面印刷ウィザード」が開始され、「始めましょう」のメニューが表示されるので、「次へ」をクリック。
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| 「次へ」をクリック |
「はがきの種類を選びます」メニューになるので、一番上の項目「年賀／暑中見舞い」に黒丸が付いていることを確認して「次へ」をクリック。
「縦書き」になっていることを確認して「次へ」をクリック。
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| 「縦書き」を確認して「次へ」 |
「書式を設定します」メニューになるので、字体等を設定して「次へ」をクリック。
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| 取り敢えず「MS明朝」にしといた |
「差出人の住所を入力します」メニューになるので、自分の氏名と住所を記入して「次へ」。
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| 氏名、住所を記入し「次へ」 |
「差し込み印刷を指定します」メニューになるので、「既存の住所録ファイル(L)」に黒丸を付けて、「参照」で先程の「Excel住所録」を指定する。これで「Excel住所録」とWordが関連付けされるので、「次へ」をクリック。
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| 「参照」で「Excel住所録」のファイル名を指定してから「次へ」 |
「終了です」のメニューになるので「完了」をクリック。
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| 「完了」をクリック |
「テーブルの選択」の窓が開く。前述の「Excel住所録」ではSheet1に表を作成してあるので、窓の一番上にある「Sheet1$」が選択されていることを確認して「OK」をクリック。
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| 「Sheet1$」になっているのを確認して「OK」 |
すると、Excelで作成した住所録の先頭のデータが記載されたはがきの「宛名面」が、Wordの文書として表示される。間違いがないか確認してから、次の「宛名」に進むために右上にある水色の右向き矢印をクリック、
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| 右上の水色矢印クリックで次の「宛名」に進む |
次の「宛名」に進んだので、また間違いが無いか確認。この作業を一通り終えたら、次はいよいよ印刷だ。画面右上の「完了と差し込み」をクリックして出てきた項目「文書の印刷」をまたクリック。
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| 「完了と差し込み」→「文書の印刷」 |
こんな窓が開く。取り敢えず今画面に出ている「宛名」一枚だけ試しに印刷してみたいので、ここでは「現在のレコード(E)」を選択してから「OK」をクリック。尚、テスト不要でいきなり全部印刷したいなら「すべて」を選べばよい。
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| 「現在のレコード」→「OK」 |
印刷画面が出てくるので、「OK」を押せば印刷が始まる。
印刷されたはがきをよ～く確認して、ズレなどが無ければ全部印刷すればよい。
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以上がExcelとWordを使った年賀状の宛名印刷の方法である。尚、両ソフトともにバージョンは「2013」である。
よしよし、これで来年は「この記事」を見れば、すっかり記憶力が無くなってきた石器人でも、やり方をすんなり思い出すことが出来るだろう。
(続く) (前回)
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